اگر به عنوان یک شرکت تجاری یا به‌ عنوان شخص حقیقی فعالیت تجاری دارید و برای فعالیت خود اظهارنامه مالیاتی ثبت می‌کنید، پلمپ دفاتر یکی از مهمترین اقداماتی است که باید هر سال پیش از پایان سال مالی خود انجام دهید. به همین دلیل در این مقاله تلاش کردیم راهنمای جامع درباره پلمپ انواع دفاتر قانونی به شما ارائه دهیم و شما را با مفاهیم مختلف مثل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، مراحل پلمپ به زبان ساده و در نهایت مدارک مورد نیاز را شرح دهیم.

در حال حاضر نیز یکی از مراحل آن یعنی امضای الکترونیک پلمپ دفاتر تغییر کرده که باید طبق ضوابط جدید آن را انجام دهید.

منظور از پلمپ دفاتر چیست؟

قانون تجارت ایران تمامی اشخاصی که فعالیت تجاری دارند را ملزم به تکمیل دفاتر قانونی می‌کند که در این دفاتر باید شرح فعالیت‌های مالی و تجاری خود را ثبت کنید. اما این دفاتر قانونی باید قبل از اینکه فعالیتی در آن ثبت شود، پلمپ شوند. اما نه آن پلمپی که شما فکر می‌کنید! فرآیند این پلمپ به این شکل است که این دفاتر، از طرف اداره دارایی در ابتدا مهر سپس شماره گذاری می‌شوند. این کار به این دلیل است که فعالین تجاری نتوانند دفاتر قانونی خود را دستکاری کنند و قابل تقلب نباشد.

کدام دفاتر قانونی را باید پلمپ کنیم؟

مطابق قانون، تمام دفاتر قانونی به غیر از دفتر کپیه باید پلمپ شوند. منظور دفاتر قانونی که در حال حاضر اعتبار دارند، دفتر روزنامه و ‌دفتر کل است  اما این دفترها با یکدیگر چه تفاوتی دارند؟

انواع دفاتر قانونی شرکت‌ها

دفاتر شرکت‌ها به دو نوع دفتر قانونی (رسمی) و غیر رسمی دسته‌بندی می‌شود.

• دفتر رسمی روزنامه

بین دفترهای قانونی رسمی، دفتر روزنامه از همه مهم‌تر است. این دفتری است که شما به عنوان فعال اقتصادی باید تمامی فعالیت‌های مالی خودتان را از جمله بستانکاری، بدهکاری، معملات تجاری، ظهرنویسی، اسناد معاملات و غیره را در آن بنویسید. همه مبالغی که برای خرج های شخصی برداشت می‌کنید و مبالغ مربوط به واردات و صادرات هم باید در این دفتر از سمت شما واضح و دقیق نوشته شود.

• دفتر رسمی کل

دفتر کل نیز یکی دیگر از دفاتر قانونی و رسمی شرکت شماست. در این دفتر همه عملیات مالی که قبلا در دفتر روزنامه ثبت کردید باید به آن منتقل شود. ویژگی مهم آن نیز این است که بر اساس نحوه نوشتن شما می توان صورت های مالی و نیز مانده حساب را به صورت یکجا در آن مشاهده کرد و اطلاعات مورد نیاز را از آن استخراج کرد. در دفتر کل برای هر حساب، باید یک صفحه وجود داشته باشد. شما باید حداقل هفته ای یک بار فعالیت‌های مالی خود را در دفتر روزنامه بررسی کنید، سپس نوع فعالیت را مشخص کنید و در صفحه مخصوص خودش در دفتر کل وارد نمایید.

• دفاتر غیر رسمی

یکی از دفاتر قانونی دفتر معین است که جزو دفاتر غیر رسمی محسوب می‌شود. این دفتر مخصوص جدا کردن حساب‌های دفتر کل است. دفتر معین مخصوص بدهکاران، دفتر معین مخصوص بستانکاران، دفتر معین برای اموال سه نوع از انواع دفاتر معین هستند.

مهلت پلمپ دفاتر ۱۴۰۳

زمان پلمپ دفاتر قانونی قبل از شروع سال مالی شرکت شماست. برای همین لازم است که شما قبل از شروع سال مالی حتما اقدام به تهیه دفاتر قانونی خود کنید. دفاتر پلمپ شده را حتما در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی باید تحویل حوزه مالیاتی منطقه فعالیت تجاری خودتان بدهید. به این نکته توجه داشته باشید که بهتر است دفاتر سال بعدی را قبل از شروع سال مالی دریافت کنید. برای مثال مهلت پلمپ دفاتر قانونی سال   ۱۴۰۲ تا پایان سال ۱۴۰۲ است که بهتر است قبل از اتمام سال آن را پلمب کنید. ضمن اینکه امکان پلمپ دفاتر سال ۱۴۰۳ را از ابتدای سال ۱۴۰۲ خواهید داشت.

نکته مهم این است که در شرکت‌های تازه تاسیس می‌توانید دفاتر قانونی را تا ۳۰ روز پس از ثبت درخواست، پلمپ کنید ولی از سال دوم به بعد باید برای هر سال مالی، قبل از شروع سال دفاتر قانونی را تهیه کنید.

مراحل پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر قانونی به صورت آنلاین و با مراجعه با سامانه اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. مراحل این کار به شرح زیر است:

• مرحله اول

ابتدا به سامانه اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید و درخواست پلمپ دفاتر قانونی را ثبت کنید. حتما حواستان باشد که مشخص کنید درخواست از سمت شخص حقوقی یا شخص حقیقی ثبت شده است.

• مرحله دوم

بعد از ثبت درخواست پلمپ دفاتر حقیقی یا پلمپ دفاتر حقوقی، اطلاعات لازم اشخاص حقوقی یا حقیقی را مثل تابعیت، شماره شناسنامه و کد پستی و شماره تلفن را وارد سامانه کنید. مراحل پیشرفت کار شما از طریق پیامک اطلاع داده می‌شود، پس حتما اطلاعات را دقیق وارد کنید.

• مرحله سوم

در این مرحله باید شروع سال و ماه مالی خودتان را دقیق وارد کنید. توجه داشته باشید که این تاریخ بر اساس اساسنامه تنظیم می‌شود و تاریخ ثبت شخصیت حقوقی مدنظر شما و یا تاریخ درخواست پلمپ همان تاریخ شروع سال مالی محسوب نمی‌شود. به محض وارد کردن تاریخ شروع سال مالی سامانه به صورت اتوماتیک پایان سالی مالی شما را تعیین می‌کند و پس از آن باید آدرسی که محل دریافت دفاتر پلمپ شده است را وارد سایت کنید. سپس اطلاعات را تایید و شماره پیگیری خود را یادداشت کنید.

• مرحله چهارم

در این مرحله اطلاعات شخص تکمیل کننده اظهارنامه را به صورت کامل وارد کنید و سمت او را از فهرست سایت علامت بزنید. حالا اطلاعات یک نفر از اعضای هیات مدیره را هم باید برای تکمیل این مرحله در سایت وارد کنید.

• مرحله پنجم

اکنون اطلاعات تمام اعضای هیات مدیره را به طور کامل بنویسید و سمت افراد و مدت تصدی آن‌ها را نیز کامل کنید. وضعیت حق امضای اعضای هیات مدیره را نیز تکمیل کرده برای مرحله بعد اقدام کنید.

• مرحله ششم

در این مرحله باید فرمی را با نام دفتر مورد درخواست شخص پر کنید. این فرم مشخص می‌کند که نوع دفتر و تعداد برگ و جلدهای دفتر مورد نظر شما به چه نوع باشد.  سپس روز آیکون تایید صحت اطلاعات کلیک کنید و اظهارنامه پلمپ مدارک مورد نیاز خود را انتخاب کنید.

• مرحله هفتم

در این مرحله باید اظهارنامه را از طریق امضای الکترونیکی تایید کنید تا توسط کارشناس مورد بررسی قرار بگیرد. (تا قبل از آذرماه ۱۴۰۲ این مرحله به‌صورت ارسال اظهارنامه فیزیکی انجام می‌شد یعنی باید پس از پرینت اصل اظهارنامه آن را همراه با سایر مدارک به اداره ثبت ارسال می‌کردید تا توسط کارشناس تایید شود.)

• مرحله هشتم

کارشناس حقوقی پس از ارسال مدارک پرونده شما را بررسی می‌کند و اگر مدارک درست باشد به شما اجازه پرداخت هزینه دفاتر پلمپ را می‌دهد و شما از طریق درگاه خود سامانه به صورت اینترنتی مبلغ را می‌پردازید. سپس دفاتر پلمپ شده از طریق پست برای شما ارسال می‌شوند.

چه کسانی باید دفاتر خود را پلمب کنند؟

یکی از مهم‌ترین اقدامات پس از ثبت شرکت تجاری، پلمب دفاتر است. در عین حال نکته قابل توجه این است که هر شخصی که فعالیت اقتصادی انجام می‌دهد الزاما نباید دفاتر رسمی خود را پلمپ کند. ولی شرکت‌ها، موسسات غیرتجاری، صاحبان اصناف و اشخاص حقیقی باید درخواست پلمپ دفاتر را بدهند. البته اهمیتی ندارد که شرکت شما در طول سال فعالیتی داشته است یا بدون فعالیت بوده است، به هرحال شما باید در مهلت تعیین شده درخواست پلمب بدهید.

شرکت‌هایی که در طول سال هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشند باید دفاتر پلمب شده را به‌صورت سفید و بدون اینکه چیزی در آن درج کنند، به اداره مالیات تحویل دهند.

جمع بندی

پلمپ دفاتر تجاری یکی از مهمترین اقداماتی است که تمامی اشخاص تجاری هر ساله باید انجام دهند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند که تمامی شرکت‌ها و تاجران حقیق ملزم هستند شرح فعالیت‌های مالی و تجاری خود را در آن ثبت کنند. این دفاتر قانونی باید قبل از اینکه فعالیتی در آن ثبت شود توسط اداره مالیات پلمپ شوند. البته درخواست پلمب از سوی اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود.

از نظر مهلت پلمپ دفاتر نیز باید گفت که به عنوان شرکت یا شخص تاجر می‌توانید پلمپ دفاتر سال ۱۴۰۲، دفاتر ۱۴۰۲ و سال ۱۴۰۳ را پلمپ کنید. برای دفاتر ۱۴۰۲ نیز تا اسفند ماه سال ۱۴۰۲ برای امسال فرصت دارید و بهتر است زودتر برای آن اقدام کنید. چرا که به دلیل افزایش حجم درخواست‌ها ممکن است در مدت زمان تعیین شده موفق به پلمپ دفاتر نشوید و در نتیجه این مساله شما را با جریمه‌های مالیاتی مواجه کند.

برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر می‌توانید از کارشناسان ثبتی استارتآپ پال کمک بگیرید تا مراحل ثبت تا ارسال دفاتر را برای شما در کمترین زمان انجام دهند.

سوالات متداول

چه زمانی باید برای دریافت دفاتر اقدام کرد؟

لازم است که شما قبل از شروع سال مالی اقدام به پلمپ دفاتر قانونی خود کنید و دفاتر پلمپ شده را  در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی به حوزه مالیاتی منطقه فعالیت تجاری خودتان تحویل دهید.

چرا دفاتر قانونی رد می شوند؟

دفاتر قانونی به یکی از این دلایل یا مجموع آن‌ها رد می شوند: استفاده از دفاتر سال قبل، اطلاعات نادرست، عدم ثبت فعالیت های مربوط به شعبات یا نمایندگی‌ها، صفحات سفید غیرواقعی (قصد سوء استفاده)، عدم ثبت برخی فعالیت‌ها، تراشیدن، پاک کردن و… ، خارج شدن دفتر از پلمپ.

کاربرد دفاتر پلمپ چیست؟

این دفاتر یکی از مدارک مهم برام برای ارائه اظهارنامه مالیاتی و اخذ کارت بازرگانی به شمار می‌روند.